Så hanterar vi dina personuppgifter

Den 25 maj 2018 trädde EU:s nya datalagringsdirektiv, GDPR, i kraft. Här beskriver vi hur Forum Jämställdhet hanterar personuppgifter.

Hur och varför samlar ni in personuppgifter?
Forum Jämställdhet samlar framförallt in personuppgifter i det anmälningsformulär som deltagare fyller i när de anmäler sig till våra konferenser. Anledningen till att vi samlar in dessa uppgifter är för att vi ska kunna administrera och informera om aktuella och kommande konferenser. Vi samlar även in kontaktuppgifter från besökare som registrerar att de vill prenumerera på vårt nyhetsbrev. Utöver konferensdeltagare och prenumeranter på vårt nyhetsbrev samlar vi även in e-postadresser till företrädare som vi bedömer i sin yrkesroll kan anses ha berättigat intresse av den information vi skickar ut.

Hur sparar ni personuppgifter?
Vi sparar personuppgifter i vårt datasystem Paloma som vi använder för att administrera konferenser och göra utskick via e-post. Läs mer om Palomas arbete med datalagringsdirektivet här.

Vilka personuppgifter sparar ni?
Under den period vi arbetar med en konferens sparar vi de uppgifter vi behöver för att kunna administrera konferensen. Det innefattar namn, befattning, organisation och fakturauppgifter. Efter att konferensen har genomförts sparar vi endast e-postadresser.

Hur länge sparar ni personuppgifter?
En gång om året gör vi en genomgång av samtliga listor med kontaktuppgifter. Under genomgången identifierar vi om det finns sparade personuppgifter som saknar berättigat intresse eller som hämtats in utan samtycke. I dessa fall vidtas åtgärder så som att kassera listorna eller uppdatera samtycket. De personuppgifter som kvarstår efter den årliga genomgången sparas som standard i fem år, så länge personen inte på nytt anmäler sig till en konferens, till att prenumerera på ett nyhetsbrev eller dylikt.

Hur inhämtar ni samtycke till att personuppgifter får sparas?
I vårt anmälningsformulär och i formuläret för att prenumerera på vårt nyhetsbrev får personer kryssa för att de samtycker till att vi sparar deras personuppgifter. Utöver detta samlar vi i undantagsfall även in e-postadresser till företrädare som vi bedömer i sin yrkesroll har berättigat intresse av att få våra utskick. Läs mer om Datainspektionens syn på berättigat intresse här.

Hur gör jag för att ni ska ta bort mina personuppgifter?
Personer som ej vill att deras uppgifter ska sparas kan anmäla detta till info@forumjamstalldhet.se, varpå deras uppgifter kommer att tas bort. I alla våra utskick finns också en länk som mottagaren kan klicka på för att avregistrera sig för att bli borttagen.